ГЛАВА 1

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящая Политика Общества с ограниченной ответственностью «КОДЕРМ» (далее – ООО «КОДЕРМ») в отношении обработки персональных данных (далее - Политика) разработана в соответствии с Законом Республики Беларусь от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных» (далее - Закон) в целях обеспечения защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.

2. Политика действует в отношении всех персональных данных, которые обрабатывает ООО «КОДЕРМ» (далее - Оператор).

3. Политика распространяется на отношения в области обработки персональных данных, возникшие у Оператора как до, так и после утверждения Политики.

4. Политика размещается в свободном доступе на информационных стендах при входе на объект Оператора. Политика может быть размещена на официальном сайте Оператора в глобальной компьютерной сети Интернет.

5. Основные понятия, используемые в Политике:

персональные данные - любая информация, относящаяся к идентифицированному физическому лицу или физическому лицу, которое может быть идентифицировано;

субъект персональных данных - физическое лицо, в отношении которого осуществляется обработка персональных данных;

оператор персональных данных (оператор) - государственный орган, юридическое лицо Республики Беларусь, иная организация, физическое лицо, в том числе индивидуальный предприниматель, самостоятельно или совместно с иными указанными лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных;

уполномоченное лицо - государственный орган, юридическое лицо Республики Беларусь, иная организация, физическое лицо, которые в соответствии с актом законодательства, решением государственного органа, являющегося оператором, либо на основании договора с оператором осуществляют обработку персональных данных от имени оператора или в его интересах;

обработка персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций) с персональными данными, совершаемых с использованием средств автоматизации или без их использования. Обработка персональных данных включает в себя в том числе:

сбор;

запись;

систематизацию;

накопление;

хранение;

уточнение (обновление, изменение);

извлечение;

использование;

передачу (распространение, предоставление, доступ);

обезличивание;

блокирование;

удаление;

уничтожение;

автоматизированная обработка персональных данных - обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;

распространение персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;

предоставление персональных данных - действия, направленные на ознакомление с персональными данными определенных лица или круга лиц;

блокирование персональных данных - прекращение доступа к персональным данным без их удаления;

удаление персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;

обезличивание персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;

информационная система персональных данных - совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств;

6. Основные права и обязанности Оператора:

6.1. Оператор имеет право:

самостоятельно определять состав и перечень мер, необходимых и достаточных для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных Законом о персональных данных и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, если иное не предусмотрено законодательством;

поручить обработку персональных данных другому лицу, если иное не предусмотрено законодательством, на основании заключаемого с этим лицом договора. Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению Оператора, обязано соблюдать принципы и правила обработки персональных данных;

в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных Оператор продолжить обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных при наличии оснований, указанных в Законе.

6.2. Оператор обязан:

разъяснять субъекту персональных данных его права, связанные с обработкой персональных данных;

получать согласие субъекта персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных Законом и иными законодательными актами, по прилагаемой форме;

обеспечивать защиту персональных данных в процессе их обработки;

предоставлять субъекту персональных данных информацию о его персональных данных, а также о предоставлении его персональных данных третьим лицам, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Законом и иными законодательными актами;

вносить изменения в персональные данные, которые являются неполными, устаревшими или неточными, за исключением случаев, когда иной порядок внесения изменений в персональные данные установлен законодательными актами либо если цели обработки персональных данных не предполагают последующих изменений таких данных;

прекращать обработку персональных данных, а также осуществлять их удаление или блокирование (обеспечивать прекращение обработки персональных данных, а также их удаление или блокирование уполномоченным лицом) при отсутствии оснований для обработки персональных данных, предусмотренных Законом и иными законодательными актами;

уведомлять уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных о нарушениях систем защиты персональных данных незамедлительно, но не позднее трех рабочих дней после того, как оператору стало известно о таких нарушениях, за исключением случаев, предусмотренных уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных;

осуществлять изменение, блокирование или удаление недостоверных или полученных незаконным путем персональных данных субъекта персональных данных по требованию уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных, если иной порядок внесения изменений в персональные данные, их блокирования или удаления не установлен законодательными актами;

исполнять иные требования уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных об устранении нарушений законодательства о персональных данных;

выполнять иные обязанности, предусмотренные Законом и иными законодательными актами.

7. Субъект персональных данных имеет право:

7.1. получать информацию, касающуюся обработки его персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных законодательством. Сведения предоставляются субъекту персональных данных Оператором в доступной форме, и в них не должны содержаться персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, когда имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных. Перечень информации и порядок ее получения установлен Законом;

7.2. требовать от Оператора уточнения его персональных данных в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными;

7.3. обжаловать действия (бездействие) и решения Оператора, нарушающие его права при обработке персональных данных, в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных в порядке, установленном законодательством об обращениях граждан и юридических лиц.

8. Контроль за исполнением требований Политики осуществляется структурным подразделением (лицом), ответственным за организацию обработки персональных данных у Оператора.

9. Ответственность за нарушение требований законодательства Республики Беларусь и нормативных актов Оператора в сфере обработки и защиты персональных данных определяется в соответствии с законодательством Республики Беларусь.



ГЛАВА 2

ЦЕЛИ СБОРА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ



10. Обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных.

11. Обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки.

12. Обработка Оператором персональных данных осуществляется в целях:

осуществления деятельности в соответствии с уставом Оператора;

ведения кадрового делопроизводства и кадрового учета;

обеспечения соблюдения законодательства в процессе трудовой деятельности и при прекращении трудовых отношений;

оформления трудовых отношений;

обеспечения личной безопасности работников; контроля количества и качества выполняемой работы; обеспечения сохранности имущества; обеспечения соблюдения законодательства об обращениях граждан и юридических лиц;

назначения и выплаты пенсий, пособий;

обеспечения законодательства, регулирующего обязательное пенсионное страхование;

обеспечения требований по охране труда;

обеспечения требований пожарной безопасности;

заполнения и передачи в органы исполнительной власти и иные уполномоченные организации требуемых форм отчетности;

заключения и исполнения договоров;

оформления доверенностей;

представительских функций;

ведения бухгалтерского учета;

расчета зарплаты и налогообложения;

осуществления функции налогового агента;

установки, обеспечения работоспособности программ (информационных систем), содержащих персональные данные;

организации и проведения государственных статистических наблюдений, формирования официальной статистической информации.

13. Обработка персональных данных работников может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов.



ГЛАВА 3

ПРАВОВЫЕ ОСНОВАНИЯ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ



14. Правовым основанием обработки персональных данных является совокупность нормативных правовых актов, во исполнение которых и в соответствии с которыми Оператор осуществляет обработку персональных данных.

15. Правовым основанием обработки персональных данных также являются:

договоры, заключаемые между Оператором и субъектами персональных данных;

согласие субъектов персональных данных на обработку их персональных данных.



ГЛАВА 4

ОБЪЕМ И КАТЕГОРИИ ОБРАБАТЫВАЕМЫХ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ, КАТЕГОРИИ СУБЪЕКТОВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ



16. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки, предусмотренным в главе 2 Политики. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.

17. Оператор может обрабатывать перечисленные персональные данные следующих категорий субъектов персональных данных:

17.1. кандидаты для приема на работу к Оператору (оформление трудовых отношений):

фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется);

пол;

данные о гражданстве (подданстве);

дата и место рождения;

идентификационный номер;

цифровой фотопортрет;

данные о регистрации по месту жительства и (или) месту пребывания;

о родителях, опекунах, попечителях, семейном положении, супруге, ребенке (детях) физического лица;

о высшем образовании, ученой степени, ученом звании;

о роде занятий;

о пенсии, ежемесячной страховой выплате по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;

об исполнении воинской обязанности;

об инвалидности;

данные, касающиеся членства в профессиональных союзах, привлечения к административной или уголовной ответственности;

о состоянии здоровья;

иные персональные данные, сообщаемые кандидатами в резюме и сопроводительных письмах;

17.2. работники и бывшие работники Оператора:

фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется);

пол;

данные о гражданстве (подданстве);

дата и место рождения;

идентификационный номер;

цифровой фотопортрет;

данные о регистрации по месту жительства и (или) месту пребывания;

о родителях, опекунах, попечителях, семейном положении, супруге, ребенке (детях) физического лица;

о высшем образовании, ученой степени, ученом звании;

о роде занятий;

о пенсии, ежемесячной страховой выплате по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;

об исполнении воинской обязанности;

об инвалидности;

данные, касающиеся членства в профессиональных союзах, привлечения к административной или уголовной ответственности;

о состоянии здоровья;

иные персональные данные, предоставляемые работниками в соответствии с требованиями трудового законодательства;

17.3.члены семьи работников Оператора:

фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется);

пол;

данные о гражданстве (подданстве);

дата и место рождения;

идентификационный номер;

цифровой фотопортрет;

данные о регистрации по месту жительства и (или) месту пребывания;

о родителях, опекунах, попечителях, семейном положении, супруге, ребенке (детях) физического лица;

17.4. клиенты (пациенты, пользователи услуг), контрагенты Оператора (физические лица):

фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется);

дата и место рождения;

контактный номер;

цифровой фотопортрет;

данные о регистрации по месту жительства и (или) месту пребывания;

иные персональные данные, предоставляемые клиентами и контрагентами (физическими лицами), необходимые для заключения и исполнения договоров;

17.5. представители (работники) клиентов и контрагентов Оператора (юридических лиц):

фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется);

данные о гражданстве (подданстве);

дата и место рождения;

идентификационный номер;

цифровой фотопортрет;

данные о регистрации по месту жительства и (или) месту пребывания;

иные персональные данные, предоставляемые представителями (работниками) клиентов и контрагентов, необходимые для заключения и исполнения договоров.

18. Обработка Оператором биометрических персональных данных осуществляется в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

19. Оператором не осуществляется обработка специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.



ГЛАВА 5

ПОРЯДОК И УСЛОВИЯ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ



20. Обработка персональных данных осуществляется Оператором в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь.

21. Обработка персональных данных осуществляется с согласия субъектов персональных данных на обработку их персональных данных, а также без такового согласия в случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.

22. Оператор осуществляет как автоматизированную, так и неавтоматизированную обработку персональных данных.

23. К обработке персональных данных допускаются работники Оператора, в должностные обязанности которых входит обработка персональных данных.

24. Обработка персональных данных осуществляется путем:

получения персональных данных в устной и письменной форме непосредственно от субъектов персональных данных;

получения персональных данных из общедоступных источников;

внесения персональных данных в журналы, реестры и информационные системы Оператора;

использования иных способов обработки персональных данных.

25. Не допускается раскрытие третьим лицам и распространение персональных данных без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено законодательство. Согласие на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, оформляется отдельно от иных согласий субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.

26. Передача персональных данных органам дознания и следствия, в налоговые органы, ФСЗН и другие органы исполнительной власти и организации осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь.

27. Оператор принимает необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, распространения и других несанкционированных действий, в том числе:

определяет угрозы безопасности персональных данных при их обработке;

принимает локальные правовые акты и иные документы, регулирующие отношения в сфере обработки и защиты персональных данных;

назначает лиц, ответственных за обеспечение безопасности персональных данных в структурных подразделениях и информационных системах Оператора;

создает необходимые условия для работы с персональными данными;

организует учет документов, содержащих персональные данные;

организует работу с информационными системами, в которых обрабатываются персональные данные;

хранит персональные данные в условиях, при которых обеспечивается их сохранность и исключается неправомерный доступ к ним;

организует обучение работников Оператора, осуществляющих обработку персональных данных.

28. Оператор осуществляет хранение персональных данных не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен законодательством Республики Беларусь, договором.



ГЛАВА 6

АКТУАЛИЗАЦИЯ, ИСПРАВЛЕНИЕ, УДАЛЕНИЕ И УНИЧТОЖЕНИЕ

ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ, ОТВЕТЫ НА ЗАПРОСЫ СУБЪЕКТОВ

НА ДОСТУП К ПЕРСОНАЛЬНЫМ ДАННЫМ



29. Подтверждение факта обработки персональных данных Оператором, правовые основания и цели обработки персональных данных, а также иные сведения, указанные в пунктах 1 и 4 статьи 11 Закона, предоставляются Оператором субъекту персональных данных при получении заявления субъекта персональных данных.

В предоставляемые сведения не включаются персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, когда имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных.

Заявление должно содержать:

фамилию, собственное имя, отчество (если таковое имеется) субъекта персональных данных, адрес его места жительства (места пребывания);

дату рождения субъекта персональных данных;

идентификационный номер субъекта персональных данных, при отсутствии такого номера - номер документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных, в случаях, если эта информация указывалась субъектом персональных данных при даче своего согласия оператору или обработка персональных данных осуществляется без согласия субъекта персональных данных;

изложение сути требований субъекта персональных данных;

личную подпись либо электронную цифровую подпись субъекта персональных данных.

Заявление может быть направлено в письменной форме, в форме электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Если в заявлении субъекта персональных данных не отражены в соответствии с требованиями Закона о персональных данных все необходимые сведения или субъект не обладает правами доступа к запрашиваемой информации, то ему направляется мотивированный отказ.

Субъекту персональных данных может быть отказано в предоставлении информации в соответствии с частью 3 статьи 11 Закона.

30. В случае выявления неточных персональных данных при обращении субъекта персональных данных либо по его заявлению или по запросу уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных Оператор осуществляет блокирование персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных, с момента получения указанного заявления или запроса на период проверки.

В случае подтверждения факта неточности персональных данных Оператор на основании сведений, представленных субъектом персональных данных либо уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, или иных необходимых документов уточняет персональные данные в течение 15 дней со дня представления таких сведений и снимает блокирование персональных данных.

31. В случае выявления неправомерной обработки персональных данных при получении заявления субъекта персональных данных либо запроса уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных Оператор осуществляет блокирование неправомерно обрабатываемых персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных, с момента такого обращения или получения заявления (запроса).

32. При достижении целей обработки персональных данных, а также в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на их обработку персональные данные подлежат удалению, если иное не предусмотрено другим соглашением между Оператором и субъектом персональных данных или законодательством.